Wo Medizin auf Abrechnung trifft, entscheiden Millisekunden und Regelwerke. HighPots hat für das MVZ Vitanum und die orthopädische Großpraxis ZOSU eine Middleware entwickelt, die beides zusammenführt — und nebenbei das Sekretariat entlastet.
MVZ Vitanum & ZOSU
Mainz-Bodenheim
100+ Ärztinnen & Ärzte
Vitanum ist kein gewöhnliches Ärztezentrum. Das medizinische Versorgungszentrum in Mainz-Bodenheim vereint über 100 Ärztinnen und Ärzte unter einem Dach — darunter die orthopädisch-sportmedizinische Großpraxis ZOSU, offizieller Partner des Olympiastützpunkts Rheinland-Pfalz/Saarland. Operationssäle, Sportmedizin, Rehabilitation — Vitanum denkt Medizin als System.
Wer ein MVZ dieser Größe betreibt, denkt zwangsläufig auch wirtschaftlich. Jeder Patientenkontakt ist nicht nur medizinisch relevant — er hat einen Preis. Einen anderen, je nach Versicherung. Einen anderen, je nach Quartal. Und einen anderen, je nachdem welcher Arzt behandelt.
Genau hier begann die Herausforderung.
Das Problem klingt zunächst einfach: Ein Patient ruft an. Er braucht einen Arzt. Er bekommt einen Termin.
Die Realität im MVZ sieht anders aus.
Hinzu kommt ein komplexes Geflecht aus Abrechnungsregeln: Versicherungsart, Quartalsstatus, Behandlungshistorie — all das beeinflusst, welcher Arzt für welchen Patienten zum richtigen Zeitpunkt die richtige Wahl ist. Nicht nur medizinisch, sondern auch organisatorisch und wirtschaftlich. Hinzu kommt: Nicht jeder Arzt behandelt jedes Beschwerdebild. Nicht jeder Standort bietet jede Leistung. Und nicht jedes System spricht mit dem anderen.
Das Sekretariat stand vor einer unlösbaren Gleichung — jeden Tag, bei jedem Anruf:
Den richtigen Arzt finden. Den richtigen Standort prüfen. Die Versicherungssituation berücksichtigen. Den Quartals-Status abgleichen. Und das alles in Sekunden, freundlich, fehlerfrei.
Was im Einzelfall noch manuell funktioniert, kollabiert bei mehreren tausend Patienten und über 100 Ärztinnen und Ärzten. Vitanum brauchte kein neues Personal — Vitanum brauchte ein System, das diese Logik automatisch abbildet.
HighPots entwickelte den DoctorFinder — eine regelbasierte Middleware, die sich als unsichtbare Schicht zwischen Patient, Praxis und System legt.
Krankheitsbild auswählen
Krankenversicherung angeben
Wunschtermin im Kalender wählen
Das System zeigt daraufhin genau diejenigen Ärzte an, die zum Beschwerdebild passen — und an diesem Tag verfügbar sind.
Wer einen Arzt vom letzten Besuch bevorzugt, sieht ihn automatisch — sofern er an diesem Tag keinen Urlaub und noch freie Termine hat.
Im Hintergrund läuft eine Zuweisungslogik, die medizinische und wirtschaftliche Parameter gleichzeitig verarbeitet:
Versicherungsart
Behandlungshistorie
Quartalsstatus
Standort
Verfügbarkeit
Nach der Arztauswahl überträgt die Middleware sämtliche Informationen direkt in die Patientenverwaltungssoftware und trägt den Termin beim entsprechenden Arzt ein. Kein manueller Zwischenschritt. Kein Sekretariat als Flaschenhals.
Im Hintergrund verbindet der DoctorFinder die Website mit MedicalOffice — der Praxissoftware von ZOSU — sowie mit Office-365-basierten Routingketten für die interne Kommunikation. Die Architektur wurde von Anfang an so konzipiert, dass sie skaliert: In Folgeprojekten wurde dieselbe Logik erfolgreich in Umgebungen mit SAP IS-H auf S/4HANA integriert — dem Standard großer Universitätskliniken.
Datenschutz war keine Nachbetrachtung. Serverbetrieb ausschließlich in Deutschland, minimierte Datenhaltung, vollständige Dokumentation aller Verarbeitungsschritte — orientiert an den strengen Anforderungen des deutschen und schweizerischen Datenschutzrechts.
Das System zeigt daraufhin genau diejenigen Ärzte an, die zum Beschwerdebild passen — und an diesem Tag verfügbar sind.
Die Zahlen sprechen für sich — und sie kamen schneller als erwartet.
Kurz: Das System arbeitet. Jeden Tag. Unter Last. Ohne dass jemand eingreifen muss.
Der DoctorFinder ist keine Medizinsoftware. Er ist ein Integrationssystem — eines das komplexe Regelwerke, heterogene Systemlandschaften und wirtschaftliche Logik in einen automatisierten Prozess überführt. Die Branche ist zufällig Medizin. Die Architektur dahinter ist universell.
Denn dieselbe Grundstruktur findet sich im modernen Handel wieder.
Ein WooCommerce-Shop der online und offline synchron läuft, Lagerbestände in Echtzeit abgleicht, Steuerklassen je nach Kundentyp automatisch zuweist und Buchhaltungsdaten direkt in DATEV überträgt — das ist strukturell kein anderes Problem als die Patientensteuerung im MVZ. In beiden Fällen geht es um regelbasierte Zuweisung unter wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. In beiden Fällen müssen mehrere Systeme miteinander sprechen, die ursprünglich nicht füreinander gebaut wurden. Und in beiden Fällen entscheidet die Qualität der Integrationsarchitektur darüber, ob ein Betrieb skaliert — oder im manuellen Chaos versinkt.
HighPots bringt genau diese Kompetenz mit:
Prozesse verstehen. Systeme verbinden. Logik automatisieren.
Was mit einer orthopädischen Großpraxis in Mainz-Bodenheim begann, läuft heute in Umgebungen mit SAP IS-H auf S/4HANA — dem Standard großer Universitätskliniken. Und dieselbe Architekturkompetenz steckt in den WooCommerce-Integrationslösungen, die HighPots für den Einzelhandel entwickelt.
Genau diese Erfahrung — komplexe Regelwerke in verlässliche, automatisierte Prozesse zu überführen — bringt HighPots in jedes Projekt ein, ob im Gesundheitswesen oder im WooCommerce-Handel.
In einem medizinischen Versorgungszentrum mit über hundert Ärztinnen und Ärzten entscheidet die Qualität unserer Abläufe darüber, wie schnell wir Patientinnen und Patienten die passende Behandlung anbieten können. HighPots hat mit dem DoctorFinder ein System entwickelt, das unser Personal entlastet, die Versorgungsqualität verbessert und für klar strukturierte Abläufe sorgt — jeden Tag und unter hoher Last. Ich empfehle HighPots uneingeschränkt.
Tolga Sancaktaroglu
Facharzt für Orthopädie, Unfallchirurgie & Sportmedizin
Eigentümer und praktizierender Arzt, Vitanum MVZ & ZOSU
Mannschaftsarzt ASV Mainz 88 e.V. — 1. Bundesliga Ringen
Mannschaftsarzt ASC Theresianum Mainz e.V. — 2. Bundesliga Damenbasketball